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Digitalisierung, Energiewende, neue Mobilität - unsere Welt verändert sich rasant. Prozesse und Entscheidungen werden immer komplexer, der Blick fürs Ganze ist gefragt. Gemeinsam mit Kund:innen und Partner:innen gestaltet ifok gesellschaftlich relevante Veränderungsprozesse weltweit. So entstehen gemeinsam getragene Ergebnisse, die Wirkung entfalten - für eine bessere Zukunft.
ifok bietet strategische Beratung sowie die Entwicklung und Implementierung von Maßnahmen für nachhaltige Entwicklung – seit über 25 Jahren. Mehr als 260 Mitarbeiter:innen arbeiten in Bensheim, Berlin, Düsseldorf, Hamburg, München und Brüssel. ifok ist Teil der internationalen Cadmus Group mit insgesamt etwa 700 Beschäftigten an 20 Standorten in Europa, den Vereinigten Staaten und in Asien.

Teamassistenz und persönliche Assistenz (m/w/d) der Themenfeldleitung

In dieser Position bist du für die tägliche Büroorganisation in einem unserer anspruchsvollen und spannenden Themenfelder verantwortlich. Du bist die erste Anlaufstelle für die Themenfeldleitung, das Team und bist darüber hinaus die Kommunikationsschnittstelle nach innen und außen. Mit Begeisterung hältst du den Kolleg:innen den Rücken frei und unterstützt sie bei den täglichen administrativen Aufgaben flexibel und pragmatisch.

Aufgaben

  • Unterstützung der Themenfeldleitung und des Teams im administrativen Tagesgeschäft
  • Allgemeine Tätigkeiten im Office Management und sowie allgemeine Bürotätigkeiten (Koordinationstätigkeiten, Verteilerpflege und Korrespondenz, Telefon, ..)
  • Unterstützung beim Reisemanagement der Themenfeldleitung
  • Organisation von Teamsitzungen und externen Teamevents inklusive Protokollierung
  • Dokumentation und Ablage von Projektunterlagen (SharePoint) sowie CMS-Pflege
  • Korrektorat, Formatierung und Qualitätskontrolle von Präsentationen, Berichten und weiteren Unterlagen
  • Unterstützung bei projektkaufmännischen Aufgaben in enger Abstimmung mit der Themenfeldleitung

Profil

  • Abgeschlossene Berufsausbildung und Berufserfahrung in den genannten Aufgabengebieten
  • Spaß an der Arbeit im Assistenzbereich
  • Selbständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
  • Überdurchschnittliches Organisationstalent
  • Hohe Serviceorientierung nach innen und außen in einem anspruchsvollen Umfeld
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und soziale Kompetenz
  • Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Versierter Umgang mit MS-Office sowie sicherer Umgang mit neuen Medien, modernen Arbeitsweisen und Tools

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen beziehungsweise gleichgestellte Menschen im Sinne des SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Wir bieten

Books Förderung

Individuelle Förderung durch:

  • Onboarding
  • Mentoring
  • Feedbackgespräche
  • ifok.Academy
  • Talentkonferenzen
Bag flexibel Arbeiten

Flexibel Arbeiten durch:

  • Flexible Arbeitszeiten
  • Mobiles Arbeiten
  • Vertrauensarbeitszeit
  • Verschiedene Teilzeitmodelle
  • Überstundenausgleichsmodell
Badge Anerkennung

Anerkennung durch:

  • 30 Tage Jahresurlaub
  • Regelung bei Sonderurlaub
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Aufmerksamkeit bei Jubiläen, Hochzeit und Geburt
  • Vermittlungsbonus für das Werben neuer Mitarbeiter:innen
  • Sonderzahlung
  • Mitarbeitendenunterstützungsprogramm
  • Jobrad
Handshake Kommuni- kation

Regelmäßige Kommunikation durch:

  • Unternehmensweite Zusammenarbeit über Microsoft Teams und Yammer
  • Mitarbeiterbeteiligung in Form von „ifok denkt ifok“
  • Intranet
  • Monatssrunde = regelmäßiger Austausch mit der Geschäftsführung
  • ifok.Coffeebreak = virtuelle Kaffeepause
Balloons Events

Feiern und Networken:

  • Campus und Weihnachtsfeier mit allen Kolleg:innen
Food Snacks & Getränke

Immer gut versorgt:

  • Kaffee & Tee
  • Wasser
  • Süßigkeiten

Kontakt

ifok GmbH
Eva Mohr
Berliner Ring 89
64625 Bensheim
T: 06251 8263068

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