Digitalisierung, Energiewende, neue Mobilität - unsere Welt verändert sich rasant. Prozesse und Entscheidungen werden immer komplexer, der Blick fürs Ganze ist gefragt. Gemeinsam mit Kund:innen und Partner:innen gestaltet ifok gesellschaftlich relevante Veränderungsprozesse weltweit. So entstehen gemeinsam getragene Ergebnisse, die Wirkung entfalten - für eine bessere Zukunft.
ifok bietet strategische Beratung sowie die Entwicklung und Implementierung von Maßnahmen für nachhaltige Entwicklung – seit über 25 Jahren. Mehr als 260 Mitarbeiter:innen arbeiten in Bensheim, Berlin, Düsseldorf, Hamburg, München und Brüssel. ifok ist Teil der internationalen Cadmus Group mit insgesamt etwa 700 Beschäftigten an 20 Standorten in Europa, den Vereinigten Staaten und in Asien.

Teamassistenz und persönliche Assistenz (m/w/d) der Themenfeldleitung

In dieser Position bist du für die tägliche Büroorganisation in einem unserer anspruchsvollen und spannenden Themenfelder verantwortlich. Du bist die erste Anlaufstelle für die Themenfeldleitung, das Team und bist darüber hinaus die Kommunikationsschnittstelle nach innen und außen. Mit Begeisterung hältst du den Kolleg:innen den Rücken frei und unterstützt sie bei den täglichen administrativen Aufgaben flexibel und pragmatisch.

Aufgaben

Unterstützung der Themenfeldleitung und des Teams im administrativen Tagesgeschäft
Allgemeine Tätigkeiten im Office Management und sowie allgemeine Bürotätigkeiten (Koordinationstätigkeiten, Verteilerpflege und Korrespondenz, Telefon, ..)
Unterstützung beim Reisemanagement der Themenfeldleitung
Organisation von Teamsitzungen und externen Teamevents inklusive Protokollierung
Dokumentation und Ablage von Projektunterlagen (SharePoint) sowie CMS-Pflege
Korrektorat, Formatierung und Qualitätskontrolle von Präsentationen, Berichten und weiteren Unterlagen
Unterstützung bei projektkaufmännischen Aufgaben in enger Abstimmung mit der Themenfeldleitung

Profil

Abgeschlossene Berufsausbildung und Berufserfahrung in den genannten Aufgabengebieten
Spaß an der Arbeit im Assistenzbereich
Selbständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
Überdurchschnittliches Organisationstalent
Hohe Serviceorientierung nach innen und außen in einem anspruchsvollen Umfeld
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und soziale Kompetenz
Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Versierter Umgang mit MS-Office sowie sicherer Umgang mit neuen Medien, modernen Arbeitsweisen und Tools

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen beziehungsweise gleichgestellte Menschen im Sinne des SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.